¿Cómo hacer buenas presentaciones orales?

Ayer estaba buscando información sobre la XIX GeneXus International Meeting (XIX Encuentro Internacional GeneXus) que es un evento de GeneXus (organizado por Artech), que cada año convoca a una gran comunidad de profesionales IT y empresarios que lograron gestionar el ritmo de la innovación y alcanzar éxito en sus negocios. Este año (2009) se llevará a cabo en el hotel Radisson Victoria Plaza de Montevideo del 14 al 16 de setiembre y hay una gran cantidad de charlas para ir; el registro es gratuito.

Fue así que me encontré con un video de Nicolás Jodal (Vice Presidente de Artech) sobre cómo hacer presentaciones orales usando PPTs (diapositivas de Microsoft PowerPoint aunque obviamente también es válido para quienes usan el Keynote de Apple o el Impress de OpenOffice.org). Por suerte he tenido la oportunidad de escuchar a Jodal en dos oportunidades (FIA 2008 y FIA 2009) y en ambas se destacó como orador.

El año pasado ya había tratado la temática en el blog  (en el post Cómo no hacer una presentación de PowerPoint) señalado algunos errores típicos que se suelen ver en las diapositivas pero aquí veremos un método para hacer buenas presentaciones mas que un lista de consejos.

La presentación de Jodal se basa en el libro Presenting to Win: The Art of Telling Your Story del autor Jerry Weissman y parte de que cualquier persona puede aprender a hacer buenas presentaciones.

Weissman comienza identificando 5 pecados capitales que él a visto en las presentaciones:

• No hay un punto claro: ¿qué quiero transmitirle a la audiencia?
• No hay un beneficio para la audiencia: Tenemos que identificar nuestra audiencia y hablarles con un lenguaje acorde a ellos.
• No hay un flujo claro: debe haber un línea conductora entre las diapositivas/slides.
• Demasiado detalle: generalmente esto se ve en diapositivas llenas de viñetas (bullet points).
• La charla es demasiado larga: hay que ser concisos.

A partir de eso propone un nuevo enfoque formado por 3 puntos clave:

• La presentación debe convencer a alguien de algo. Ese algo es lo que Weissman llama Punto B. Debemos ponernos en el lugar de la audiencia ya que no siempre tienen el mismo nivel de conocimientos que nosotros en la temática.
• Contar una historia: las mejores presentaciones son aquellas que cuentan una historia y cuanto más personal es la historia mejor es la presentación.
• El foco debe estar en el presentador, no en las PPT. Las diapositivas no son una ayuda memoria, sólo deben poner en evidencia lo que se está diciendo.

Luego Jodal presenta el método propuesto por Weissman pero aclara que no va hacer incapié en cosas como el body language (lenguaje corporal) o la tipografía usada en las diapositivas. Dice que si el método se realiza correctamente luego el resto de las cosas encaja (se acomodan). Por ejemplo: si yo manejo muy bien el body language pero no tengo clara la idea que quiero transmitir la presentación va ser mala igual.

El método:

1. Crear un framework, el marco de nuestra presentación
   1. Identificar el Punto B: ¿de qué quiero convencer a la audiencia?
   2. Identificar a la audiencia (quiénes son, cuál es su nivel de conocimiento respecto al tema en cuestión).
   3. Identificar los factores externos/ambiente como tipo de la sala, cantidad de personas, etc.
2. Brainstorming (tormenta de ideas): Hacer un listado de todo lo que queramos hablar (sin un orden en particular) y con todo el nivel de detalle que queramos. Jodal dice que esta parte del método le suele tomar como 2 semanas.
3. Agrupar lo anterior en columnas romanas: agruparlo en aproximadamente 5 sub-temas.
4. Estructura o control de flujo: determinar cómo nos vamos a «mover» de una columna a otra. Hay varias maneras de hacerlo, una podría ser una estructura cronológica. Es un mecanismo para que la audiencia no se pierda y sepa en qué lugar de la presentación estamos. Yo he visto que hay gente que le llama agenda de la presentación.
5. Preparar la apertura: Weissman dice que los primeros 90 segundos son esenciales para captar la atención de la audiencia. Podría ser una pregunta que el orador le hace al público, contar alguna anécdota o comentar algún dato llamativo/curioso (por ejemplo: «en el año 2005 se fabricaron más transistores que granos de arroz»). Imaginemos que sólo disponemos del tiempo que dura un viaje en un ascensor para contar de qué vamos a hablar. Hacer una prueba de concepto: tenemos que contar o dar alguna evidencia de lo que vamos a hablar (en este caso arrancamos hablando sobre que este método se basa en el libro que escribió Weissman, es decir, no es algo que se me ocurrió a mi la semana pasada).
6. Armar/diseñar las PPT. Hay que posponer lo más posible el armado de las diapositivas; no hacerlo hasta que no tengamos bien claro lo que vamos a decir. Básicamente usar la premisa «menos es más». Hay libros que enteros sobre esta temática y no es en lo que centra el método de Weissman.
7. WIIFY Triggers: What’s in it for you? Triggers: Mientras estamos dando la presentación debemos conectarnos con la audiencia. Hacerle preguntas a la gente como «¿Por qué les estoy contando esto?» o «Ustedes se preguntarán por qué tomé tal decisión». El objetivo es que a la audiencia le quede claro cuál es el beneficio para ellos.
8. Verbalización. Preparar o entrenar la presentación.

Jodal finaliza su presentación diciendo que luego de que dominemos la técnica podremos «violar» las reglas, crear nuestro propio estilo y no tenemos porqué ser tan estructurados.

Para ver el video hay que hacer click en este enlace Cómo hacer buenas presentaciones (Nicolás Jodal) ya que no hay permiso para «embeberlo» en el post.